SORTING / CATALOG

資料仕分け・目録作成

段ボール、書庫、PDF、画像データなど、未整理の資料について、どこに何があるか不明確なままでは、電子化や構造化を進めにくくなります。最初のステップは、資料の現状を見える化し、何を残し、何を電子化し、何を優先するか判断できる状態にすることです。

現物確認分類設計優先順位決定電子目録作成

FIRST STEP

すべてを電子化する前に、対象を整理する

資料量が多い案件ほど、最初に電子目録を作り、対象範囲と優先順位を決めることが重要です。資料の種類や状態を見える化することで、後工程での手戻りを減らし、必要な電子化範囲を設計できます。

段ボール箱や書庫、フォルダ内に保管されている資料の種類、年代、劣化度、サイズ、保管環境を確認し、全体像を一覧化します。電子目録として可視化することで、実際の資料状態が把握できます。

残す資料、電子化する資料、判断を後回しにする資料に分け、優先順位を整理します。原本保管の必要性、保管スペース、アクセス性を見ながら、工程と予算を最適化します。

電子化後の検索性は、最初の仕分けと目録設計で決まります。資料名、分類軸、年代、部署、保管場所、電子化要否など、後工程で使う項目を先に決めておきます。

CATALOG FLOW

NEXT SERVICE

資料仕分けは単独でも相談できます。電子目録が完成した後は、組織のニーズに応じて段階的に次の工程へ進められます。

資料量が多い、何をどう分類すべきか判断がつかない、どの項目を見える化すべきか分からない。その段階から相談できます。